El documento de control es el papel (o el archivo electrónico) que acredita que un transporte de mercancías por carretera se está realizando de forma legal. En el transporte agrario se conoce popularmente como DeCA, y en su versión electrónica como e-DeCA. Sin él, la inspección no puede comprobar quién carga, quién transporta y qué se mueve, y eso se traduce en sanción.
Qué es exactamente el documento de control
Es el documento que debe acompañar a la mercancía durante todo el trayecto. Identifica a las partes del contrato de transporte, describe la carga y deja constancia de los lugares de origen y destino. Debe poder mostrarse en el momento de la inspección, ya sea en papel o en un dispositivo móvil.
La versión electrónica tiene exactamente la misma validez que la de papel, siempre que sea íntegra (que no se pueda alterar sin que se note) y esté disponible durante el transporte. Ahí es donde entran el sellado con huella SHA-256 y el código QR de verificación que utiliza LOGITRACK.
Datos obligatorios que no pueden faltar
- Cargador contractual: razón social y N.I.F./C.I.F. Es la casilla que más sanciones provoca cuando se deja en blanco o se copia mal del albarán.
- Transportista: empresa o autónomo que ejecuta materialmente el porte, con su identificación fiscal.
- Lugar de carga y lugar de entrega: vía, número y localidad. La dirección debe ser identificable sin ambigüedad.
- Descripción de la mercancía: naturaleza, número de bultos y peso.
- Matrícula del vehículo y fecha del transporte.
Regla práctica: si el albarán no identifica al cargador con nombre y CIF, no se emite el documento. Copiar el CIF del transportista en la casilla del cargador es un error que invalida el documento.
Quién debe emitirlo y quién responde
La obligación no recae en una sola parte. El cargador debe facilitar los datos correctos, el transportista debe llevar el documento durante el porte y el destinatario debe dejar constancia de la recepción. Por eso, en una cooperativa agraria conviene que el socio, la báscula y el chófer trabajen sobre el mismo documento y no sobre tres copias distintas.
Del papel al e-DeCA: cómo hacer el cambio
- Digitaliza el albarán en origen: una foto basta para extraer los datos y completar las casillas obligatorias.
- Bloquea la emisión cuando falte un dato legal. Es preferible corregir en 10 segundos que asumir una sanción.
- Sella el documento con huella criptográfica y genera un QR verificable por el agente.
- Guarda una copia PDF offline en el móvil para las zonas sin cobertura.
- Comparte el documento con el cargador en tiempo real para cerrar la cadena de responsabilidad.
Conservación de la documentación
Los datos de evidencia legal (documento, firmas, GPS y fotografías) deben conservarse durante 1 año desde la fecha de entrega, conforme a la obligación establecida para el documento electrónico de control. Transcurrido ese plazo se procede a su bloqueo y posterior supresión segura.
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